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L'assemblée générale de SARL

Dans les SARL, les décisions sont prises de manière collective par les associés au cours d'une assemblée générale (Articles L.223-27 et L.223-28 du Code de commerce). L'Assemblée générale est le rassemblement de l'ensemble des membres d'une société afin de prendre des décisions. Les sociétés à responsabilité limitée tiennent chaque année une assemblée générale ordinaire des actionnaires, associés et sociétaires. Le but de l'assemblée générale de la SARL est d'examiner les comptes de l'année précédente et de prendre des décisions concernant la gérance, la répartition des bénéfices…

Quand réunir une assemblée générale de société ?

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La SARL tient aussi des assemblées générales extraordinaires pour prendre des décisions particulières, notamment les modifications concernant les statuts. Lorsque qu'une assemblée générale extraordinaire est effectuée sur une même séance qu'une assemblée générale ordinaire, on parle d'assemblée générale mixte. L'assemblée générale annuelle d'une société à responsabilité limitée est soumise à un formalisme précis afin, notamment, de protéger les associés minoritaires. Néanmoins les règles de quorum et de majorité de l'assemblée générale seront les mêmes quel que soit le mode d'organisation choisi par les gérants. L'assemblée générale ordinaire doit être réunie au moins une fois par exercice, dans les six mois de la clôture de l'exercice précédent, afin de se prononcer sur l'affectation du résultat réalisé et de se prononcer sur les comptes de l'exercice écoulé.

Lorsqu'on souhaite créer sa SARL, il faut dès le départ savoir comment tenir une assemblée générale. En effet, parmi les décisions de la SARL prises par l'assemblée générale, il y a la nomination du gérant de la SARL. De même que sont prises par l'assemblée générale ordinaire les décisions suivantes :

- l'approbation des comptes (on parle alors d'assemblée générale annuelle, celle-ci est obligatoire une fois par an)

- les conventions réglementées

- les autorisations préalables pour les opérations d'achat de local, de prêt ...

En pratique, il est possible de régler toutes ces décisions par une unique assemblée générale, lors de l'assemblée générale annuelle d'approbation des comptes.

Il faut distinguer deux types d'assemblées dans les SARL : les assemblées extraordinaires, et les assemblées ordinaires.

L'assemblée générale extraordinaire est seule habilitée à modifier les statuts d'une SARL, les conditions de quorum et de majorité étant renforcées par rapport à une assemblée ordinaire. L'assemblée générale extraordinaire ne délibère valablement que si les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins, sur première convocation, le quart et, sur deuxième convocation, le cinquième des actions ayant le droit de vote. Veillez à être très vigilant lors de l'émargement des feuilles de présence, afin de compter le nombre d'actionnaires présents, et quel est leur nombre de droits de votes.

L'assemblée générale ordinaire d'une SARL prend toutes les décisions qui ne sont pas expressément attribuées par la loi à l'assemblée extraordinaire. Toute assemblée générale donne lieu à un compte rendu d'assemblée générale et à un procès verbal de l'assemblée générale, également appelé PV d'AG. L'ordre du jour de l'assemblée est arrêté par l'auteur de la convocation à l'assemblé générale qui est envoyée aux associés. L'ordre du jour ne peut être modifié après l'envoi des convocations à l'assemblée générale de la SARL. C'est pourquoi, il faut, avant l'envoi des convocations, prévoir tout ce qui sera voté à l'assemblée générale de la SARL afin de l'inscrire à l'ordre du jour.

La convocation aux assemblées générales de SARL

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C'est le gérant de la SARL qui convoque les assemblées générales. La convocation des associés à l'assemblée générale ordinaire annuelle doit être faite au moins quinze jours avant la tenue de l'assemblée. La convocation peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, ou bien par remise en main propre contre décharge. Documentissime propose un modèle gratuit de lettre de convocation des associés à une assemblée générale extraordinaire de SARL ainsi qu'un modèle gratuit de lettre de convocation des associés à une assemblée générale ordinaire de SARL.

La convocation précise la date, l'heure et le lieu de réunion ainsi que l'ordre du jour, c'est-à-dire les questions qui seront débattues. La loi fait également obligation au gérant de la SARL de communiquer certains documents aux associés. Il s'agit du bilan, du compte de résultats et l'annexe, du rapport de gestion, de texte des résolutions proposées, du rapport du commissaire aux comptes, si la société à responsabilité limitée en a nommé un. Vous trouverez sur Documentissime un modèle gratuit de lettre de convocation du commissaire aux comptes à l'assemblée générale d'une SARL.

Dans sa convocation à l'assemblée générale de la SARL, le dirigeant doit fixer un ordre du jour explicite. Tout associé de la SARL aura dès lors la possibilité de poser par écrit des questions auxquelles le ou les gérants de la SARL devront répondre au cours de l'assemblée générale. Et tout associé pourra également, en cours de séance, apporter des modifications au texte des résolutions ou compléter celles-ci, à condition toutefois que les questions traitées soient conformes à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

L'article 14 du décret de 1967 pose en principe l'obligation de la tenue d'une feuille de présence. Il s'agit de savoir qui est présent à l'assemblée générale de la SARL afin de déterminer d'une part, qui est absent (ce qui procure un droit de contestation étendu des décisions de l'assemblée) et d'autre part, si le quorum est atteint pour certaines décisions. Documentissime vous propose un modèle gratuit de feuille de présence des associés à une assemblée générale de SARL. Un associé d'une SARL ne peut se faire représenter par son conjoint si la société ne comprend que les deux époux et un associé peut se faire représenter par un tiers étranger à la société, mais seulement si les statuts de la SARL le permettent. Vous trouverez également sur Documentissime un modèle gratuit de lettre donnant pouvoir à un associé pour une assemblée générale ordinaire de SARL.

Le cas particulier de l'assemblée générale annuelle d'une SARL

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La convocation à l'assemblée générale annuelle de la SARL est faite par le ou les gérants de la société au plus tard six mois après la clôture de l'exercice. La convocation des associés se fait par lettre recommandée, quinze jours au moins avant la réunion. Le gérant doit également transmettre avec la convocation à l'assemblée générale annuelle le texte des résolutions proposées, les comptes annuels que le gérant est tenu d'établir à la clôture de l'exercice (bilan, compte de résultat, annexes, tableau des filiales, participations, cautionnements, avals, garanties, sûretés de la société...), le rapport de gestion. Ces informations étant déposées au greffe du tribunal de commerce seront publiques.

Après la clôture des comptes de la SARL, lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle ayant pour but d'approuver les comptes de l'exercice écoulé, le gérant doit présenter à ses associés le texte des résolutions en vue de leur adoption par l'assemblée générale ordinaire annuelle.

Ce texte des résolutions doit être rédigé préalablement à la tenue de l'assemblée générale ordinaire annuelle, en listant les résolutions qui seront proposées aux associés en vue de leur adoption. Ces résolutions doivent suivre l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire annuelle tel qu'il a été communiqué aux associés avec la convocation. L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle de la SARL prévoit :

- l'approbation des comptes de l'exercice clos (les associés peuvent ne pas approuver les comptes lors du vote).

- la lecture de gérance sur les comptes de l'exercice clos

- l'affectation du résultat qu'il soit positif ou négatif

- le renouvellement du mandat du gérant (ou non)

- la lecture du rapport spécial du gérant sur les conventions réglementées ainsi que son approbation (ici aussi les associés peuvent ne pas les approuver).

- le quitus à donner au gérant

Bien d'autres points peuvent être soulevés par l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle de l'a SARL, la liste étant non exhaustive.

Documentissime met à votre disposition un modèle gratuit de texte des résolutions proposées à l'assemblée générale ordinaire annuelle d'une SARL.

Le procès verbal d'assemblée générale de SARL (PV d'AG)

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Le procès verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les débats qui se sont tenus lors de l'assemblée générale de la SARL. C'est la pièce écrite la plus importante du processus d'assemblée, avant l'ordre du jour et la feuille de présence. Pour les enregistrements par magnétophone ou autre moyen audiovisuel, la jurisprudence considère que ces enregistrements n'ont pas la valeur probante de l'écrit, que visent expressément les textes. Le procès verbal de l'assemblée générale doit revêtir certaines formes définies par l'article R.223-24 du Code de commerce.

Celui prévoit en effet que toute délibération de l'assemblée des associés est constatée par un procès-verbal qui indique la date et le lieu de réunion, les nom, prénom et qualité du président, les noms et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises au voix et le résultat des votes. Les procès-verbaux sont signés par le président de séance, mais également par les associés et leurs représentants si aucune feuille de présence n'a été signée. Les procès verbaux ainsi que les rapports du gérant sont consignés chronologiquement dans un registre spécial des assemblées, conservé au siège social de la SARL. Ce registre obligatoire est numéroté et paraphé par un juge du tribunal de commerce ou un juge du tribunal d'instance ou encore par le maire de la commune du siège social. Ce document est très important et il devra être déposé au greffe lors du dépôt des comptes annuels.

Vous trouverez sur Documentissime de nombreux procès verbaux afin de vous aider, tel le modèle gratuit de procès verbal de l'assemblée générale ordinaire annuelle d'une SARL, ou encore le modèle gratuit de procès verbal de l'assemblée générale ordinaire d'une SARL pour la nomination d'un gérant. A chaque assemblée générale extraordinaire correspond un procès verbal. Documentissime vous propose dans cette optique de nombreux modèles gratuits pour chaque situation, à savoir :

- Le procès verbal ou PV de l'assemblée générale extraordinaire en cas de dissolution de la SARL  (La dissolution d'une SARL est un acte grave, notamment d'un point de vue fiscal. Il est donc normal que l'assemblée générale extraordinaire des associés soit compétente pour statuer sur la dissolution de la SARL).

- Le procès verbal ou PV de l'assemblée générale ordinaire réunie extraordinairement d'une SARL pour la distribution exceptionnelle de dividendes.

- Le procès verbal ou PV de l'assemblée générale extraordinaire d'une SARL pour l'agrément à la cession de parts sociales.

- Le procès verbal ou PV de l'assemblée générale extraordinaire d'une SARL en cas de changement de dénomination sociale.

- Le procès verbal ou PV de l'assemblée générale extraordinaire d'une SARL en cas liquidation de la société.

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